2.3 Interne Kommunikation

Interne Kommunikation

Die interne Kommunikation erfolgt schriftlich über folgende interne Kommunikationsmittel wie:

Orientierungsschreiben, Konzepte, Beschriebe, Listen, Präsentationen sowie E-Mails und Kurznachrichten (SMS, Whatsapp).

Ein mündlicher Austausch findet regelmässig am Mittwochmorgen statt. Die Mitarbeitenden treffen sich zu einer Znünipause, in der viele Absprachen gemacht werden. Einige Vereinbarungen erfolgen auch telefonisch.

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Für die Office-Dokumente (Word) bestehen Vorlagen von Anita Frehner. (siehe Kommunikationskonzept 2.5 Corporate Design). Diese werden jedoch nicht konsequent verwendet. Für Excel&PowerPoint sowie auch E-Mails existieren keine Vorlagen.

Nachfolgend wird die interne Kommunikation der verschiedenen Stellen und Ressorts beschrieben:

Unter anderem existieren die folgenden Dokumente:

  • Kirchgemeindeordnung
  • Reglement Vermietung des Kirchgemeindehauses Haldenbüel und des Gemeinschafts-hauses Witenwis
  • Weihnachtskarte an diverse Anspruchsgruppen
  • Freiwilligen Mitarbeiter Anlass (jedes zweite Jahr), im darauffolgenden Jahr erhalten die Gruppen je einen Gutschein von CHF 50 pro Person oder es wird zu einem Nachtessen eingeladen. Wird durch die Gruppenleiter*innen organisiert.
  • Kollektenplanung
  • Predigtplan
  • Richtlinien Geschenke_Personal
  • Kirchenvorsteherschaft Sitzungstermine
  • Entschädigungsreglement Behördenmitglieder

Ressortverantwortliche: Pfrn. Friederike Herbrechtsmeier, Pfr. Klaus Fischer, Pfrn. & Pfr. Tina & Christian Bernhard-Bergmaier

  • Kleiner Konvent (ca. alle zwei Wochen, ausserhalb Schulferien): Besprechung pfarramtlicher Angelegenheiten unter Einbezug weiterer Personen aus der Gemeinde (Mesmer, Kirchenmusiker, Kivo-Präsident,…). Sitzungsleitung und Protokollführung gehen im Pfarrteam reihum. Die Protokolle und die Pendenzenliste sind auf GoogleDrive abgespeichert
  • Informelle Kommunikation im Pfarrteam findet über WhatsApp-Gruppenchat, E-Mail und Telefon statt
  • Austausch mit Sekretariat: Findet mündlich im Sekretariat oder via Telefon oder E-Mail statt. Zirka alle zwei Wochen gibt es im Anschluss an die Mittwoch-Znünipause eine Austauschrunde mit der Sekretärin
  • Kommunikation mit Kivo-Präsident: Strategische Entscheidungen bezüglich des Gemeindelebens werden per E-Mail oder Telefon besprochen.
  • Kommunikation mit Mesmer: Gottesdienst-Ablauf per E-Mail, weitere Besprechungen zur Vorbereitung von Gottesdiensten, Taufen, Hochzeiten, Abdankungen per Telefon oder mündlich
  • Kommunikation mit Kirchenmusiker: Gottesdienst-Ablauf per E-Mail, weitere Besprechungen zur Vorbereitung von Gottesdiensten, Taufen, Hochzeiten, Abdankungen per Telefon oder mündlich
  • Kommunikation mit der Kivo: Eigenes Traktandum «Pfarramtliche Mitteilungen»
  • Austausch mit katholischem Seelsorgeteam: 3 jährliche Sitzungen zur Koordination der ökumenischen Veranstaltungen/Projekte
  • Austausch mit Pfarrpersonen von Flawil und Degersheim: 3 jährliche Regio-Treffs zwecks Erfahrungsaustausch und Erörtern allfälliger Synergien

Ressortverantwortlicher: Christian Sallenbach

  • Budgetplanungsprozess mit der Buchhaltung und den Ressortverantwortlichen
  • Kontakt zur GPK

Ressortverantwortlicher: Hans Rechsteiner

  • Allgemeinzustand der Liegenschaften im Auge behalten
  • Verantwortung für Wartung und Unterhalt von Gebäuden, Plätzen und Umgebung
  • Einkauf Heizöl mit Absprache Hauswart/ Mesmer
  • Erstellung des Jahresbudgets
  • Offerten bei Handwerkern einholen
  • Vergabe von Aufträge mit Absprache Präsident und Kassier
  • Koordination von Umbauarbeiten
  • Kontrolle von Rechnungen

Ressortverantwortliche: Sabrina Spörri

Ressortverantwortliche: Karin Schmid

  • Jährliche Ressortsitzung im November mit dem Team. Rückblick, Diskussion und Feedback auf gelaufene Angebote und Ausblick auf Kommende im nächsten Jahr.
  • Jährliche Teamsitzung aus dem Bereich Family-Time. Formulieren der Themen für das laufende Jahr und Erstellen der Einsatzlisten der Freiwilligen. Die Vorbereitungen der einzelnen Gottesdienste erfolgt über die Pfarrperson, welche eingetragene Personen zu 1-2 Vorbereitungssitzungen einlädt.
  • Bei Anlagen zum Bereich Jojo, Klangwiese und die STEP-Elternkurse, wird die verantwortliche Ressortperson direkt via Telefon, E-Mail oder WhatsApp informiert. Selten finden auch Sitzungen statt.
  • Damit das Team up-to-date ist, erhalten jeweils alle den Newsletter
  • Die Pfarrperson Friederike Herbrechtsmeier und die Ressortverantwortliche Karin Schmid treffen sich zusätzlich 1-2x jährlich um über die kompletten Angebote zu sprechen
  • Teamanlass alle 2 Jahre. Wanderung/Essen und Austausch unter den Mitarbeitenden. Terminplanung an Ressortsitzung oder via Doodle.
  • Wird für ein Angebot ein Flyer benötigt, wird das Sekretariat, Anita Frehner, beauftragt, einen zu kreieren.

Ressortverantwortlicher: Timon Spälti, Input von Sarah Rieser

  • Jugendkommissions-Sitzungen (mit Vertretenden aus allen Gruppierungen) finden ca. 4 mal jährlich statt. Austausch und Planung neuer Projekte.
  • Team-Jugendarbeit mit zuständiger Pfarrperson trifft sich ca. alle zwei Wochen für einen kurzen Austausch über Aktuelles und Bevorstehendes.
  • Sitzungen mit dem Westhouse-Team finden ca. 4 mal jährlich statt.
  • Blox-Teamsitzungen finden ca. 4-6 mal pro Jahr statt. Planung der einzelnen Abenden und des Jahresthemas
  • Sitzungen im ökum. Jugendarbeitsteam finden ca. 4 mal pro Jahr statt. Austausch über gemeinsame Projekte.
  • Erlebnisprogrammsitzungen finden jeweils im Frühling statt mit Jugendarbeitsteam und den betroffenen Pfarrpersonen. Planung der Infoanlässe, Jahresprogramm erstellen, Vorbereitung Einladungen und Infoabende, Aufteilung der Zuständigkeiten.
  • Neu: Teamanlass für alle die sich im Bereich Jugend engagieren (Tagesausflug)
  • Flyer werden von den Jugendarbeitenden gestaltet, bei ökum. Anlässen vom katholischen Jugendarbeiter.
  • Informeller Austausch zwischen Pfarrpersonen und Jugendarbeiterinnen im Büro des Pfarrhaus Haldenbüel
  • Dropbox zum Datenaustausch mit Zugriff der Jugendarbeiterinnen und der betreffenden Pfarrpersonen
  • Austausch zwischen Pfarrpersonen und Timon Spälti per WhatsApp, Telefon und E-Mail

Ressortverantwortlicher: Benjamin Sutter

  • Kreation und Realisation von Ausflügen, Exkursionen, Führungen oder Ähnlichem
  • Ideen werden entwickelt aus Zeitungen, Umfragen, Gesprächen in der Gruppe «Männerwege» oder von Teilnehmenden bei Anlässen
  • Vorschläge für kommende Anlässe und Termine für das Folgejahr werden vom Ressortverantwortlichen mit Pfarrer Klaus Fischer besprochen
  • In der Regel werden 4 Anlässe auf das ganze Jahr verteilt
  • Budgetanträge basierend auf 20-25 Teilnehmende werden an Kassier Christian Sallenbach gestellt
  • Texte und Eckdaten für Flyer werden an das Sekretariat, Anita Frehner, geliefert und besprochen, die Gestaltung und das Layout der Flyer erfolgt durch das Sekretariat
  • Damit eine hohe Zahl von Teilnehmenden generiert werden kann, sind meist Nachfassaktionen per Telefon oder E-Mail nötig

Ressortverantwortliche: Isabelle Contratto

  • Dankeschön-Anlass: Vorbereitung des Versands der persönlichen Einladung mit dem Sekretariat (Anita Frehner), Druckerei Walpen usw.
    Kommunikationskanäle: Telefon, Mail, pers. Treffen
  • Weihnachts- und Neujahrspost: Vorbereitung des Versands des Briefes mit dem Sekretariat (Anita Frehner), Druckerei usw.
    Kommunikationskanäle: Telefon, Mail, pers. Treffen
  • Gespräche mit Freiwilligen, Information darüber an die Kivo
    Kommunikationskanäle: mündliche Kommunikation in Kivo-Sitzungen, schriftliche Berichte
  • Besuch im Bistro Witenwis: Terminabsprache mit Annette Joss und Anita Frehner
    Kommunikationskanäle: Telefon, Mail, Liste
  • Freiwillige Mitarbeiter*innen suchen: Austausch mit Kivo, Sekretariat (Inserat und Flyer gestalten) und den Freiwilligengruppen
    Kommunikationskanäle: mündliche Kommunikation, Mail, Telefon, pers. Netzwerk

Ressortverantwortliche: Annette Joss

  • Organisation von Apéros: Pfarrpersonen erteilen den Auftrag. Dies erfolgt meist mündlich, dabei können Unklarheiten auftauchen.
  • Anschliessend Besprechung mit Mesmer Oliver Niebuhr betreffend der Organisation von Essen und Getränken sowie der logistischen Durchführung des Events
  • Apéros finden häufig nach einem Gottesdienst statt. Freiwillige, welche bei einem Apéro mithelfen wollen, tragen sich beim «Kirchenkaffee» ein und sind beim Apéro einsatzbereit. (klappt nicht immer)
  • Bei anderen Kirchlichen Anlässen – wie dem Dankeschön Anlass – finden vor dem Anlass 2-3 Teamsitzungen statt mit Isabelle Contratto, Oliver Niebuhr und/oder Anita Frehner.

Mesmer: Oliver Niebuhr

Verantwortlich für die Pflege der Kirchen, Kirchgemeindehäuser und anderer kirchlicher Räume, deren technische Anlagen und Umgebung, soweit diese Eigentum der Kirchgemeinde ist, sowie für die umgängliche Betreuung der Personen, welche die Anlässe an diesen Orten besuchen. Er/sie trägt den Gottesdienst und das Gemeindeleben mit. Ist auch für die Hauswartung zuständig.

Aufgaben für den Gottesdienst

  • Vorbereitung des Kirchenraumes und dessen, was für die Gottesdienste und Feiern nötig ist
  • Fachgerechter Umgang mit Abendmahl- und Taufgeschirr
  • Ansprechperson von Ortspfarrern und Stellvertretenden
  • Läutdienst und Einhalten der Läutordnung
  • Begleitung von Gottesdiensten durch Mitgestalten eines würdigen gottesdienstlichen Rahmens
  • Bedienung der technischen Anlagen (Kamera, Steuerung und Tontechnik)
  • Empfang, Betreuung und Verabschiedung von Gottesdienstbesuchenden («Gastgeberfunktion»)

Anlässe

  • Gastgeber der Kirchgemeinde
  • Durchführung von Kirchenführungen
  • Koordination der Raumbelegung und Organisation der Wochenabläufe
  • Absprachen mit den Mitarbeitenden und Gruppen zur Nutzung der Räume
  • Einrichtung von Räumlichkeiten, technischen Hilfsmitteln, Lautsprecheranlage und Licht
  • Mitwirkung bei der Gestaltung der äusseren Abläufe von Veranstaltungen
  • Anlaufstelle für Nutzer und deren Anliegen (Trägerfunktion)
  • Einführung von externen Nutzern
  • Einrichtung der Räumlichkeiten
  • Instruktion der technischen Hilfsmittel
  • Instruktion über geltende Hausordnung

Ressortverantwortliche: Annette Joss

Das Gemeinschaftshaus Wiwi mit dem Bistro versteht sich als niederschwelliges Angebot für jedermann. Es soll eine Willkommenskultur vorherrschen und eine Plattform für Gespräch über den Alltag bieten. Folgende Kommunikationskanäle werden bedient:

  • Klassische Informationstafel vor dem Gemeinschaftshaus Wiwi
  • Im Eingangsbereich informiert ein Bildschirm über die laufenden Aktivitäten
  • Im Bistro Bereich informiert ein Bildschirm über allgemeine Aktivitäten der Kirchgemeinde und kann somit einen guten Anknüpfungspunkt für spontane Gespräche sein
  • Anwesenheiten von Mitarbeitenden und Kivo Mitglieder im Bistro dienen als Kontaktpunkte
  • Die Einbindung der Quartiervereins Hirschberg dient als Bezugspunkt zur lokalen Bevölkerung. Für diese Zielgruppe wird jeden 1. Samstag im Monat das Bistro geöffnet und im Januar findet eine Neujahrsbegrüssung statt.
  • Die Räume werden sehr breit vermietet, wobei Dauermieter eher nicht erwünscht sind, damit möglichst viele Dialoggruppen das Wiwi Gemeinschaftshaus kennen lernen können.
  • Im Wiwi Gemeinschaftshaus finden natürlich auch kirchliche Anlässe der Gemeinde, aber auch von der Kantonalkirche statt. Die Kommunikation für diese Tätigkeiten sind die ähnlichen wie beim vorgehenden Kapitel und auf eine Wiederholung wird verzichtet
  • Das Vermietungsreglement sowie die Vermietkommission regelt die externe und intern Vermietung der Räume.
  • Für die direkte Kommunikation werden die Mittel wie Sitzungen, Ad-hoc Absprachen, Whatsapp, Natel angewendet. Die anfänglichen grosse Betriebskommission konnte nach der Einführung aufgelöst werden.

Ressortverantwortliche: Anita Frehner

  • Koordination und Besprechungen von Abläufen mit allen Ressortsverantwortlichen und Mitarbeitenden per Telefon, E-Mail und bilateral
  • Terminierung Mitarbeitergespräche per Doodle
  • Organisation Jahresendanlass und Anlass mit katholischen Kollegen*innen
  • Mitwirken in verschiedenen internen Kommissionen und Gruppierungen (Vermietung, Steuerungsgruppe Kommunikation, Office 365 Cloud, Website evanggossau.ch)
  • Interne Raumplanung und deren Korrekturen
  • Mittwochs nach kleinem Konvent: Austausch mit Pfarrteam
  • Koordination Kirchenkaffeeplanung und sonstigen interne Listen
  • Selbständiges Aufarbeiten von jährlich wiederkehrenden Angeboten und Information an die leitende Person des Anlasses (Tauferinnerungsfeier, Schulanfänger-Gottesdienst, Kirchbürgerversammlung, Gedenkgottesdienst, ….)
  • Gespräche mit Besuchern

Ressortverantwortliche: Rita Harder

  • Führen der Buchhaltung
  • Budgetplanungsprozess mit dem Kassier und den Ressortverantwortlichen
  • Führen der Kasse